Office Manager (H/F/X) pour une ASBL - Bruxelles

Description de fonction

Vos responsabilités

Office Management

• Accueillir les visiteurs, prestataires et fournisseurs
• Gérer le courrier, les colis et la centrale téléphonique
• Assurer la gestion des stocks, commandes et locations de fournitures
• Participer au choix des fournisseurs et aux appels d’offres
• Organiser les réunions, déplacements, événements internes
• Coordonner la circulation des informations internes

Assistance administrative

• Apporter un soutien administratif aux départements
• Gérer les agendas de la direction et du bureau exécutif
• Classer et archiver les documents (papier et digital)
• Gérer l’occupation des salles, les locations et les événements sur site
• Assurer le suivi des dossiers administratifs (contrats, abonnements, assurances)

Gestion de l’immeuble et des fournisseurs

• Suivre les prestations de nettoyage, sécurité, maintenance
• Gérer les interventions techniques : coordination, planification, accueil des prestataires
• Suivre et classer tous les contrats fournisseurs (IT, téléphonie, alarme, etc.)

Comptabilité de base

• Gérer les factures entrantes et sortantes, notes de frais, encodages de paiements
• Suivre les paiements et relances
• Affecter les centres de coûts aux factures

Gestion des membres

• Mettre à jour la base de données membres
• Gérer les cotisations : envois, rappels, encodages
• Répondre aux demandes d’admission
• Réaliser des reportings réguliers à l’Organe d’Administration

Support événementiel

• Organiser la vie interne (team building, anniversaires…)
• Participer à la préparation d’événements (inscriptions, logistique, fournisseurs)

Description du profil

Profil recherché

Formation et expérience

• Bachelor (BAC +3) en Office Management, gestion hôtelière, communication, assistanat, gestion événementielle ou équivalent
• Minimum 3 ans d’expérience dans une fonction similaire

Langues

• Français impeccable, orthographe irréprochable
• Bon niveau de néerlandais (B1+/B2), à l’oral et à l’écrit

Compétences techniques

• Aisance avec les outils bureautiques (MS Office, CRM, base de données, logiciels de gestion et de comptabilité)
• Maîtrise de la comptabilité de base (factures, encodage, suivi)
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils (formation prévue)

Savoir-être

• Polyvalent·e, débrouillard·e et orienté·e solutions
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Esprit d’initiative, rigueur et sens de l’organisation
• Aisance relationnelle, empathie et présentation soignée
• Capacité à gérer les urgences et prioriser
• Capacité à travailler en équipe 
• Intérêt marqué pour le secteur non-marchand

Nous offrons

Nous vous offrons

• Contrat : CDI à temps plein (38h/semaine, 100% en présentiel)
• Salaire brut mensuel : entre 3.000 € et 4.000 €, selon votre profil
• Avantages extralégaux :
  • Prime de fin d’année (13e mois)
  • Double pécule de vacances
  • Chèques-repas (8 €/jour)
  • Forfait GSM
  • Participation aux frais de transport
• Lieu de travail : Bureaux situés à 1000 Bruxelles (ULB/Cambre), accessibles en transports en commun, parking voiture/vélo gratuit.

Envie de rejoindre une équipe engagée ?

Nous cherchons une personne fiable, polyvalente et motivée qui aime qui apporter des solutions et coconstruire à long terme.

Chez 3HR.be, nous adorons rencontrer des profils enthousiastes et proactifs.

Si c’est vous, n’attendez plus et adressez votre candidature à Mme Gwendoline de Robiano : 

• CV en format PDF (en Français) et un court texte de motivation
• Postulez uniquement via le site internet de 3HR : http://www.3HR.be/A3434

⚠ Seuls les candidats résidant en Europe et ayant l’autorisation de travailler en Belgique seront contactés pour les entretiens, merci pour votre compréhension.

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