Un(e) assistant(e) administratif(ve)

Description de fonction

Missions

En tant qu’assistant(e) administratif(ve), vous faciliterez la mise en œuvre des activités de la Direction en effectuant diverses tâches :

Support administratif et organisationnel

• Gérer les tâches courantes de secrétariat et assurer le suivi administratif des dossiers ;
• Organiser et planifier les réunions : agenda, réservations, intendance, préparation de documents, procès-verbaux et suivis ;
• Rédiger et structurer des courriels, comptes rendus et rapports ;
• Traiter les correspondances (internes et externes).

Gestion documentaire et numérique

• Organiser et actualiser le SharePoint de l’équipe (gestion des connaissances) ;
• Encoder et mettre à jour des bases de données concernant les HE (Hautes Écoles) et ESA (Écoles supérieures des Arts) ;
• Archiver des données et des dossiers (numérique et papier) ;
• Collaborer à la gestion documentaire (GED) avec la conseillère juridique.

Soutien logistique et événementiel

• Coordonner l’organisation logistique d’événements (journées de mise au vert, séminaires) ;
• Contribuer à la visibilité de la Direction via des supports de communication (newsletter, réseaux sociaux).

Présence et accueil

• Assurer un relais d’information fluide en interne et en externe ;
• Assurer une disponibilité pour les membres de l’équipe et les interlocuteurs externes.

Description du profil

Profil souhaité

Conditions d’accès

• Être titulaire d'un diplôme de bachelier ou d’un niveau AESI maximum ;
• Remplir les conditions d’un poste APE (passeport pour l’emploi) ;
• Être domicilié(e) en Région wallonne.

Compétences recherchées

• Expérience dans un poste similaire ;
• Maîtrise avancée des outils numériques MS 365, Adobe Acrobat, et Outlook ;
• Aisance en communication écrite et orale (orthographe, esprit de synthèse) ;
• Organisation efficace (gestion des priorités, multitâches) ;
• Sens des responsabilités et fiabilité ;
• Rigueur, autonomie, et précision dans l’exécution des tâches ;
• Proactivité, adaptabilité et résistance au stress ;
• Esprit d’équipe ;
• Fiabilité, discrétion et respect de la confidentialité ;
• Manipulation aisée et sécuritaire des réseaux sociaux.
• Intérêt pour les thématiques liées à l’Enseignement supérieur.

Éléments qui constituent un atout

• Connaissance de la structure de l’Enseignement supérieur ;
• Maîtrise des langues : néerlandais et anglais ;
• Connaissances juridiques ;
• Sécurité informatique de base.

Nous offrons

Nous offrons

• Un contrat APE à temps plein avec une entrée en fonction à partir du 13 janvier 2025 ;
• Une possibilité de télétravail et un régime de congés attrayant ;
• Horaire de travail flottant (de 7h30-9h00 à 16h00-18h30) ;
• Une fonction chargée de sens qui vous permettra de mettre vos compétences au service des établissements d’enseignement supérieur (PO) ;
• Des opportunités de formation continue pour vous aider à développer vos compétences et à progresser dans votre carrière ;
• Un environnement de travail stimulant, au sein d'une équipe motivée et dynamique ;
• Des temps de midi à thèmes, de rencontre et de convivialité ;
• La possibilité de moments sportifs organisés ;
• Une accessibilité aisée via les transports en commun, avec une intervention dans les frais de déplacement ;
• Des chèques-repas.

Procédure pour postuler

Les candidatures, accompagnées d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation, sont à adresser au plus tard pour le lundi 16 décembre 2024.