Assistante de Direction (h/f)

Description de fonction

Votre fonction :

ADMINISTRATIF SECRETARIAT – Organisation du bureau : 35%

• Accueil téléphonique, des visiteurs et des participants à nos formations : café accueil, pause am et pm, organisation du lunch, service lunch, …
• Réalisation en EXCEL des consolidations des prestations des consultants, des factures; suivi des paiements, dossiers litiges, …
• Commandes de fournitures bureau, boissons, produits d’entretien, …
• Responsabilité de l’ordre et de la propreté dans tous les locaux, (toutes les salles, espaces bureaux, cuisine, frigo, vaisselle, WC, évacuation déchets, ….)
• Classement (dossiers, documents comptables, …) : organisations et amélioration
• Gestion administrative confidentielle du personnel : payroll et suivi (via plateforme) – salaire,
• avantages, ….
• Secrétariat général d’ALIAS Consult : gestion de dossiers purement administratifs : agréations
• chèques formation, certifications, subsides, ….
• Gestion de l’organisation des formations du personnel
• Responsable informatique et réseau (avec fournisseur à l’appui) ; tout ce qui peut être fait par nous : changement adresses-e-mail, problèmes divers, adaptation des paramètres IT, ……
• Veiller à notre système de classement informatique sur le réseau et à son efficience : classement, nomenclatures, …

COMPTABILITE / GESTION : 15%

• Bob 50 : saisies des factures d’achats, ventes et des financiers avec Analytique.
• Réalisation, impressions et suivi des échéanciers
• Impressions de tableaux d’analyse financière
• Recherche de données
• Tenue de plusieurs tableaux de gestion en EXEL : carnet de commande, projection CA, marges
• Facturation : paiements fournisseurs, réalisations factures sortie et envoi, credit control, ….

SUPPORT Mailings, Site Web, CRM, Organisation Conférences et Formations, … : 50%

• Réalisation de mailings : stratégie marketing de suivi, établir un tableau des contenus. Construction et réalisation de mailing sur notre plateforme (pas en html). (Mailings publicitaire, newsletters clients,
• newsletters prospects) + suivi (intérêt, cliqué, retombée, désabonné, …)
• Maintien et amélioration de notre base donnée : AB testing – listing clients/prospects.
• Réalisation de présentations en PPT : offres commerciales, présentations, slides formations…
• Entretien de notre site web et mises à jour presque quotidiennes
• Responsable de tout le processus logistique d’organisation des formations chez nous ou ailleurs : inscriptions participants, facturation, suivi paiements, agenda des formations, matériel nécessaire pour les formateurs, impression syllabus, formulaires à remplir par les participants, formulaire d’évaluation, réservation des salles, traiteur, …
• Responsable processus BLENDED LEARNING : réalisation de vidéos d’animation – réalisation de module de blended learning sur plateforme LMS – enregistrement de bande son …. Envoie et suivi chez les clients
• Organisation de conférences RH pour AC : publicité – inscription – réception ….
• Suivi et co-création de nos brochures formations, plaquettes de présentations AC, présentations nouveaux outils.
• Gestion de compte YOUTUBE : mise en ligne de vidéo (gestion des paramètres et envoie)

Description du profil

Votre profil :

• Motivé(e) à réaliser un job très varié, comportant aussi bien des tâches administratives, d’assistance des prestataires, de support commercial et marketing, de comptabilité, de gestion commerciale et financière (confidentialité requise), de communication, …
• Prêt(e) à apprendre, comprendre, jongler et jouer un rôle important dans le cœur du
• fonctionnement d’une petite entreprise dynamique et à s’y investir ; développer de nouveaux outils organisationnels, perfectionnement des compétences dans différents logiciels, …
• Désireux de prendre des initiatives pertinentes avec une autonomie progressive
• Précise, rigoureuse, flexible et disponible
• Flexibilité : engagée sur les résultats attendus
• Réactif(ve), analytique et dynamique
• Bonne connaissances en bureautique générale et Microsoft Office : WORD, EXCEL, OUTLOOK, POWER POINT ; BOB;– les connaissances de Learny Box, Go animate, audacity, windowsmovie player (constituent un atout)
• Aime les chiffres et les calculs dans des tableurs
• Petits déplacements occasionnels : permis B
• Pouvant travailler seul(e) la plupart du temps ; autonome et débrouillard(e) ;
• Les langues étrangères ne sont pas nécessaires

Nous offrons

Notre offre :

• Un contrat à durée indéterminée temps plein
• Un travail varié et motivant dans un environnement dynamique et motivant
• Un salaire à la hauteur de votre expérience